autor: Monika Kantowicz-Gdańska
autor zdj. : Jason Leung Unsplash
To nie był zwykły rok. Był absolutnie niezwykły. Firmy walczyły (i wciąż walczą) o zaangażowanie pracowników w zupełnie nowych okolicznościach. Nikt tego nie przewidział i nie było czasu planować. Jak poradziły sobie organizacje z motywowaniem ludzi w niecodziennych okolicznościach? Z czym się borykały firmy (i ich liderzy), jak sobie poradziły, z jakimi wnioskami i prognozami na przyszłość powinny wejść w nowy rok? Podsumowuję te istotne zagadnienia w trzyczęściowym cyklu artykułów. Pierwszy przypomina początki kryzysu pandemicznego i opisuje wyzwania na poziomie organizacyjnym.
Nowe sposoby pracy i potrzeba transparentnej komunikacji
Na wiosnę tego roku wszyscy doświadczyliśmy szokującej zmiany. Firmy i ich pracownicy musieli niemalże z dnia na dzień przestawić się na nowe sposoby pracy. Dla jednych oznaczało to przejście – czasem natychmiast – w tryby pracy zdalnej. Dla innych były to wyjątkowe ograniczenia i nowe procedury, który miały gwarantować bezpieczeństwo pracy fizycznej. Wiele organizacji stanęło w obliczu niespotykanych dotąd trudności. Potrzebne było wdrażanie różnego rodzaju „kryzysowych” rozwiązań, toczyła się walka o przetrwanie firm i utrzymanie zatrudnienia. Jedno jest pewne – niezależnie od rodzaju zmian, jakie dotknęły poszczególne organizacje i ich pracowników, wszyscy doświadczaliśmy ponadprzeciętnych poziomów stresu. Wynikały one z czynników zewnętrznych (zagrożenia związane z pandemią), ale i organizacyjnych (nowe sposoby pracy i współpracy), a także zupełnie indywidualnych (konieczność dbania o bezpieczeństwo rodziny, organizacja pracy w domu, walka o balans między pracą a życiem prywatnym).
Jakie wyzwania (na poziomie organizacyjnym) uwypukliły się na wiosnę tego roku najbardziej i najistotniej wpłynęły na angażowanie pracowników? Firmy, których pracownicy wciąż chodzili do pracy zmierzyły się z potrzebą bardziej skutecznej niż kiedykolwiek – terminowej i transparentnej -komunikacji. Stały dostęp do świeżych, wiarygodnych informacji oraz otwarta komunikacja trudnych kwestii stała się codziennością wszystkich organizacji. Tam, gdzie sprostano wyzwaniu – była szansa na utrzymywanie zaangażowania pracowników niezależnie od napotykanych trudności.
Dla dużej grupy przedsiębiorstw pierwsza połowa tego roku upłynęła pod znakiem zmian technologicznych i przełomu w podejściu do pracy zdalnej. Jeśli jakaś firma jeszcze wahała się nad rozszerzeniem procedury home office – często miała szansę przekonać się, że praca z domu może szybko stać się wysoce efektywna. Warto podkreślić, że przejście na pracę on-line było zdecydowanie łatwiejsze w przypadku tych rodzajów działalności, które są mocno opomiarowane i gdzie nie ma wątpliwości, jaki wkład wnosi pracownik (bo świadczą o tym czytelne KPIs / mierniki). Jako przykład można podać tu centra usług wspólnych, gdzie procesy są uregulowane, a efekty pracy łatwo mierzalne.
Dla tych organizacji, które dotąd nie pracowały zdalnie lub robiły to w wąskim zakresie – konieczne było wdrożenie nie stosowanych dotąd technologii. W zasadzie z dnia na dzień trzeba było wszystkie działania, które realizowane były w przestrzeniach biurowych, przenieść do świata wirtualnego. Chodziło nie tylko o wdrożenie narzędzi pracy on-line, ale także przygotowanie pracowników do ich efektywnego wykorzystania. W praktyce najczęściej wydarzało się to po prostu „on-the-job” – nauka użytkowania nowych technologii odbywała się metodą prób i błędów.
Z osobistego podwórka – niemożliwe okazuje się możliwe
Dla mnie rewolucja był „połowiczna” (podobnie jak w przypadku części znanych mi firm). Wcześniej pracowałam już zdalnie, on-line prowadziłam jednak tylko spotkania doradcze i indywidualne sesje rozwojowe. „Odważni” klienci zdecydowali się – niezależnie od ograniczeń – rozwijać swoich pracowników (a w szczególności liderów). Oznaczało to dla mnie, że do przestrzeni wirtualnej trzeba przenieść metody pracy grupowej. I nawet jeśli wcześniej nie wyobrażałam sobie prowadzenia wysoce interaktywnych warsztatów zespołowych w przestrzeni wirtualnej – natychmiast rozpoczęłam fazę eksperymentowania. W kilka tygodni przyswoiłam kilka nowych technologii i przeprojektowałam u podstaw założenia i metody pracy. Bo dzielenie ludzi na pokoje (czy kanały) to nie skierowanie ludzi do flipchartów. A przemieszczanie się od jednej do drugiej podgrupy w przestrzeni wirtualnej, to nie to samo co przechodzenie z jednego do drugiego kąta sali konferencyjnej. Pod znakiem zapytania stanęły dotychczasowe pomysły na ćwiczenia, metody zarządzania czasem spotkania, sposób prowadzenia dyskusji.
Jak było? Z jednej strony intensywnie i „pod górę”, gdyż nie obyło się bez różnorakich trudności. Zwłaszcza w kontekście regularnych problemów technicznych oraz konieczności weryfikowania, jakie metody pracy z ludźmi sprawdzają się najlepiej on-line. Dla mnie osobiście była to przysłowiowa „lekcja życia”, z której wnioski musiałyby wyciągane natychmiast, w zasadzie z dnia na dzień (a nawet z godziny na godzinę). Z drugiej strony – było ciekawie i twórczo. Rzeczy, które dzień wcześniej wydawały się niemożliwe, nagle okazywały się wykonalne. Uczestnicy szkoleń i webinarów – nie przestając ubolewać nad tym, że nie mogą uczyć się i współpracować w przestrzeni fizycznej, twarzą w twarz – generowali bardzo pozytywne efekty w zadaniach i dyskusjach wirtualnych.
Od początków pandemii minęły już prawie trzy kwartały – wystarczająco długo, aby móc ocenić, że rewolucja, która niespodziewanie wydarzyła się w angażowaniu ludzi, zakończyła się sukcesem (przynajmniej częściowym). Z pewnością pod tym względem, że niemożliwe okazało się możliwe (przynajmniej w przypadku niektórych, bardziej „zwinnych” organizacji i zespołów). Co okazało się wykonalne (nawet jeśli wcześniej można było w to wątpić)? Na poziomie organizacyjnym, możliwe jest transparentne komunikowanie trudnych kwestii, skuteczne angażowanie ludzi on-line, dostarczanie przez pracowników satysfakcjonujących wyników w ramach home office, realizacja niektórych projektów (np. inicjatyw szkoleniowych/rozwojowych) w przestrzeni nie fizycznej, z satysfakcjonującymi rezultatami. Oczywiście jedne organizacje poradziły sobie lepiej, inne gorzej. Nie obyło się też bez trudności i poświęceń. O tych wyzwaniach, które pojawiły się na poziomie zespołów i indywidualnych pracowników (a w szczególności w pracy liderów) – w drugiej części rocznego podsumowania (w trzeciej z kolei napiszę o tym, z czym w głowach powinniśmy zakończyć stary i rozpocząć nowy rok…).