autor: Monika Kantowicz-Gdańska
autor zdj. : Helena Lopes Unsplash
Pandemia a komunikacja nieformalna
Nigdy nie miałam wątpliwości, że komunikacja nieformalna ma znaczenie w zarządzaniu zespołem. Jednak menedżerowie nie zawsze są przekonani, że to, co wydarza się w przestrzeni nieformalnej w grupie ma znaczenie dla realizacji celów organizacyjnych. A nawet jeśli to przekonanie mają, niekoniecznie posiadają pomysł na zarządzanie komunikacją nieformalną w zespole.
W ostatnich miesiącach zdecydowanie częściej rozmawiam z klientami – liderami zespołów czy przedstawicielami działów HR – o nieformalnym aspekcie komunikacji w firmach. Co takiego się wydarzyło, że temat stał się bardziej niż wcześniej obecny w naszych dyskusjach? Pracujący zdalnie, w rozproszonych zespołach pracownicy, zauważyli i zaczęli głośno komunikować potrzebę kontaktów nieformalnych. Na szczęście wielu kierowników i część organizacji zdecydowało się te oczekiwania spełnić.
Komunikacja nieformalna ważna nie tylko w kryzysie
Elementy nieformalne komunikacji w zespole czy firmie niosą ze sobą istotne korzyści, niezależnie od sytuacji, w jakiej znajduje się firma. A więc nie tylko w sytuacji pracy zdalnej. Najistotniejsze z mojego punktu widzenia atuty komunikacji nieformalnej mają związek z zarządzaniem różnorodnością i budowaniem zaufania w grupie. W ramach codziennych działań operacyjnych czy nawet organizowanych regularnie strategicznych zespołowych spotkań często brakuje miejsca (a nawet zamysłu) na budowanie wiedzy o sobie nawzajem i uwypuklanie różnych punktów widzenia. W ramach spotkań nieformalnych – także tych on-line – możemy stworzyć przestrzeń (i zarezerwować czas) na to, aby członkowie zespołu lepiej poznali się, a przez to zyskali szansę na zacieśnienie wewnątrzgrupowych relacji.
Dzięki informacjom przekazywanym w przestrzeniach nieformalnych odnajdujemy więcej podobieństw z innymi osobami, ale również budujemy świadomość różnic. Korzyści z nabywania tej wiedzy przez członków zespołu warto docenić. Po pierwsze – poprzez uświadamianie podobieństw, osobistych „punktów styku” – wypełnia się nasza naturalna potrzeba bycia częścią grupy. Jest istotne, że tę tendencję społeczną (poczucie przynależności) nasz mózg wykazuje na poziomie podświadomym. Po drugie – poprzez świadomość różnic (poznajemy ich „pochodzenie” i znaczenie) – członkowie zespołów mają szansę minimalizować różnego rodzaju lęki (lęk przed czymś obcym, lęk związany z poczuciem bycia wykluczonym). To wprost przekłada się na zdolność zespołów do budowania zaufania. W konsekwencji dobrze zarządzane przez liderów grupy nabywają z czasem umiejętność prowadzenia bardziej konstruktywnych dyskusji, także na trudne tematy. Maleje obawa przed konfliktem, zyskuje współpraca.
Komunikacja nieformalna – to takie proste!
Jak zarządzać komunikacją nieformalną w zespole? Czynnikiem krytycznym jest czas i Twoje przekonanie jako lidera (lub HR-owca), że warto go inwestować w niekoniecznie bezpośrednio związane z biznesem formy aktywności. Kiedy już czas nie będzie wyzwaniem – Twój zespół z pewnością najlepiej doradzi Ci, jak wszystko zorganizować. Może się to okazać świetnym zespołowym zadaniem rozwojowym dla wybranej osoby lub małego podzespołu. Utalentowani w tym kierunku pracownicy mogą zresztą wziąć w swoje ręce także fragmenty komunikacji formalnej.
Dobrym przykładem może być zespół jednej z liderek, z którą pracowałam ostatnio w programie rozwojowym. Na początek wprowadziła zmiany w komunikacji formalnej polegającą na zmianach rodzaju, założeń i grafika spotkań. To była pierwsza faza doskonalenia zespołowej komunikacji. Faza druga zrodziła się pod wpływem okazji – jeden z członków zespołu zgodził się na prowadzenie zespołowych spotkań w trakcie urlopu menedżerki. Faza trzecia właśnie się realizuje – dostrzeżony został talent dwóch członków zespołu do inicjatyw nieformalnych (typu urodzinowy prezent czy ciasto). Umiejętności te zostaną teraz wykorzystane do organizowania działań komunikacji nieformalnej. Powstaje mikro zespół odpowiedzialny za zaplanowanie (w konsultacji z pozostałymi członkami zespołu) regularnych, nieformalnych aktywności w zespole. Będą planowane zarówno w przestrzeni fizycznej (bo zespół powraca do – rotacyjnej – pracy w biurze), ale także wirtualnej (gdyż na razie brak możliwości spotkania bezpośredniego w pełnym składzie). W ten sposób planowanie komunikacji nieformalnej staje się okazją do otwierania dialogu w grupie i realną szansą na współudział (o dialogu i partycypacji pisałam w poprzednim artykule). Może też spróbujesz?